]
الوظائف الإدارية (أو الأفراد في الإدارة).
إن جميع الأنشطة التي تقوم بها المؤسسة انما تتم عن طريق الأفراد المنتجين والفاعلين المعول إليهم وعليهم في تحقيق المؤسسة لأهدافها وفي استمرارها ونموها، وهذا النشاط يتطلب السعي الدؤوب لاختيار أفضل العناصر البشرية وتنظيم عملهم وتحفيزها برفع الروح المعنوية لديها عن طريق تلبية ما أمكن من حاجاتها المادية والاجتماعية والمعنوية والاهتمام بتنمية قدراتها والمهارات لديها عن طريق التوجيه الفعال والتدريب وذلك بهدف رفع كفايتها الانتاجية حيث تتحقق أهداف الأفراد أهداف العمل.
ولبلوغ الأهداف المرجوه لا بد من اتباع الخطوات التالية:
· التخطيط: أي تحديد الأهداف، والتنبؤ بنتائجها وحل الأمور الصحيحة بالطريقة الصائبة.
· التنظيم: ويعني معرفة ما هو المطلوب لتأدية عمل ما، ومن عليه القيام بهذا الأمر.
· التوجيه: أي التعليم، التنسيق، التحرّك والإرشاد.
· السيطرة: وتعني المراقبة والتأكد أن كل شيء يسير تماماً للخطة الموضوعة سابقاً.
فالإدارة عملية دائرية تتساوى فيها كل الوظائف التي تعتمد على بعضها البعض مشكلة حلقة دائمة الدوران.
التخطيطالتخطيط هو أساس الإدارة البارعة، وقبل أن نضع خطة نحدد فيها ما يتوجب علينا القيام به، يجب أن نكون على بينة من هدفنا المنشور لذا ينبغي الانتباه إلى الأمور التالية:
- موقفنا من البداية قبل البدء بالتنفيذ
- أهدافنا الحقيقية واين نود أن نكون
- ما هي الطريقة التي سنستعملها لبلوغ الغاية المرتجاه
- كيف سنعلم أننا وصلنا إلى الهدف المطلوب.
ولا بد من الإشارة إلى أن معرفة الأهداف المعينة، يساعد في التخطيط لتحقيقها عبر الوسيلة الصحيحة، والتخطيط ينبغي أن يتوفر في المدير الأمور التالية:
- فهم وتحليل الوضع الراهن.
- التنبؤ بما عليه القيام به.
- اعداد طريقة معينة لتأدية العمل الذي يود انجازه
- تقييم التقدم ة وإعطاء الاقتراحات الجديدة.
فالتخطيط ببساطة هو الإعداد المقدم للأعمال المقبلة المستقبلية وهو يتضمن ما يجب عمله ومكان وزمن عمله الكيفية التي يتم بها والوسائل لتحقيق ذلك ويتم ذلك بدراسة البدائل للتصرفات المحتملة وتقييمها ثم اختيار أفضل بديل لها.
التأسيس (التنظيم)
لوضع الخطة المرسومة قيد التنظيم الفعال، لا بد من تقسيم العمل وتحديد الموارد المطلوبة سواء أكانت مادية أو إنسانية، ثم توزيع المهام الأساسية بالطريقة الصحيحة.
وللتأسيس لا بد من التفكير بالأعمال التي ينبغي القيام بها مع تحديد النقاط التالية:
- المهام التي يتوجب على أحدنا انجازها.
- المواد التي سنستعملها لاتمام كل جزء من المهمة
- تحديد من عليه أن يقوم بهذه المهام
والتأسيس أيضاً لا بد للإداري أن يكون ماهراً في:
- التفكير المنطقي
- تنظيم الموارد
- اتخاذ القرارات الصائبة
إذاً الإدارة بحاجة لتنفيذ المخططات إلى وضع تنظيم للعلاقات بين الأفراد لتنسيق أعمالها وتحديد صلاحيات ومسؤوليات كل منهم.
التوجيهيحتاج العاملون تحت غدارة ما إلى الارشادات المتواصلة، وحتى تكون أعمالهم بناءة لا بد من التأكد من أنهم يعرفون المعلومات التالية:
- الهدف الكلي للنشاط او المشروع...
- المهام التي يجب عليهم القيام بها.
- إدراك النتائج المتوقعة ازاء اتمام هذا العمل.
وعندما يفهم العاملون الأسباب الكامنة وراء تنفيذ عمل ما، يندفعون لاتمام أعمالهم بفعالية طبقاً للمقاييس المحددة، مستعملين طاقاتهم لأقصى درجة ممكنة، الأمر الذي يتطلب توجيههم عن طريق إصدار التعليمات إليهم وإرشادهم عن كيفية انجاز ما هو مطلوب منهم ضماناً لعدم الانحراف عن تحقيق الأهداف.
ولذلك ينبغي في الإداري أن يكون ماهراً في الأمور التالية:
· قيادة الناس إلى الطريق الصحيح
· اطلاع الآخرين بما عليهم القيام به
· بعث الحماس في العمال ليؤدوا أعمالهم بطريقة ممتازة.
وهو ما نسميه بوظيفة الرقابة حيث تقوم الإدارة بمتابعة عمليات الأفراد لاكتشاف الانحرافات والعمل على تصحيحها، وهو ما يعطي العمل طابع الاستمرارية.
السيطرة
وذلك من المحافظة على التيقظ لكل ما يحدث، ولكيفية حدوثه، فالسيطرة هي الوظيفة التي تنظم الخطة وتحدد زيادة الجهود أو كبح الفرامل عندما تدعو الحاجة إلى ذلك.
والسيطرة على عمل ما تتضمن تنفيذ الخطوات التالية:
· يجب تفهم العمل الذي سيؤديه الإداري، ويعرف حالته أو نوعيته وما سيؤول إليه.
· يفترض بالإداري أن تبقى عينيه مفتوحتين على كل شاردة وواردة في التفاصيل.
· يجب أن يقيّم تصرفات العاملين وأن يحكم على أعمالهم.
فالإدارة في مجمل نشاطاتها ووظائفها تقوم باتخاذ القرارات سواء أكانت استراتيجية أم تكتيكية، كما تتخذ القرارات المناسبة عندما تواجه المشاكل الإدارية المختلفة مما يقتضي العمل على حلها.
واخيراً تجدر الإشارة إلى أن العملية الإدارية تتم لجميع أوجهها ومجالاتها ضمن عوامل بيئية مختلفة تشمل العوامل الاقتصادية والاجتماعية والسياسية تتفاعل معها وتؤثر في مخططاتها وتنظيم قراراتها وفي علاقاتها مع الأفراد العاملين فيها وهذه العوامل يسند تأثيرها في المستويات الإدارية العليا نظراً لأهمية وأبعاد القرارات التي تأخذها.
المهارات الإدارية
[/size]
الجمعة مايو 09, 2008 2:25 pm
